Номенклатура дел - виды, требования составления и сроки хранения документации

Особенности использования

Под номенклатурой организации подразумевают перечень статей для хранения документации, которые сформированы и утверждены по установленной форме. Бумаги используются в компаниях в определённых отчётных периодах. На страницах обязательно указывают период, в течение которого требуется хранить все дела на предприятии.

В важной документации отображаются вопросы деятельности компании, протоколы заседания, совещания. По завершении сроков она должна формироваться, систематизироваться и группироваться в отдельное дело. Благодаря НД, можно организовать оборот бумаг на предприятии, сделать удобный архив.

Главные задачи и функции

Многие компании и предприятия пользуются НД. Существуют следующие преимущества и основные задачи:

1. Упорядочивание важной и нужной документации. Благодаря использованию НД, можно правильно распределить папки после исполнительного производства. Каждая компания должна руководствоваться основными положениями организации.
2. Сохранение данных о сроках и отдельных периодах. Каждой папке присваивается отдельное время для хранения. Именно поэтому ценная документация может легко изыматься из архива для экспертизы или повторного изучения, применения.
3. Фиксация индексации. На папках фиксируют индивидуальный номер. Он позволяет упростить регистрацию документов.
4. Наличие отметок и показателей для справки. Они помогают облегчить изучение подразделений и структур в организации.
5. Учёт ведения деятельности на бумагах, которые предназначены для временного хранения.

Типовая номенклатура дел выполняет и другие функции. На каждом предприятии есть свои положения и правила организации документов.

НД расширяет возможности, позволяет систематизировать их, создать полноценный архив для дальнейшей отправки в государственные структуры.

Нормативное регулирование

При формировании и применении НД важно руководствоваться нормативами для составления, образцами, сроками хранения методической документации. Ниже приведены основные ссылки на законодательство:

1. Главные правила работы с архивами компании одобрены коллегией Росархива. Соответствующие положения были приняты в феврале 2002 года. В течение всего времени вносились изменения и редакции, поэтому сейчас для работы с архивами применяется обновлённый вариант.
2. Приказ Министерства культуры РФ № 1182, который приняли в июле 2007 года.
3. Приказ № 558, который утверждён в августе 2010 года.

В этом перечне законопроектов обозначены основные требования для составления документов в компаниях. Но этот список не является исчерпывающим. В 2019 году уже вступили в силу последние изменения. Чтобы не совершать ошибки и организовывать статьи согласно законодательству, нужно изучить все поправки. Такая система применяется в медицинских учреждениях, МФЦ, юридических компаниях, экономических центрах, библиотеках, колледжах, полиции и бухгалтерских фирмах.

Существующие разновидности

Номенклатура состоит из отдельных подвидов. Каждый из них имеет свои особенности. Ниже приведён полный перечень с подробной расшифровкой:

1. Типовый. Сюда входят документы, которые были составлены и подписаны во время делового производства на однотипном предприятии или в отделе кадров. Это одно из главных требований и правил. Типовая номенклатура относится к нормативной документации в бухгалтерии.
2. Примерная. Она определяет предварительный перечень дел, которые будут заводиться в производстве предприятия. На некоторых документах делают поправки, присваивают индивидуальный номер. Это необязательное требование. Примерная и типовая НД в большинстве случаев формируется в больших компаниях, чтобы организовать работу отдельных структур и подразделений.
3. Индивидуальная. В эту категорию относят дела, которые подлежат переносу без поправок, или есть необходимость в создании определённого делопроизводства в конкретной организации. При этом документы не конкретизированные. При составлении оборота дел в компании учитываются основные положения индивидуальной номенклатуры. Благодаря этому, исключается вероятность допущения ошибок и неточностей при систематизации.

За последние несколько лет во многих компаниях начинают использовать сводную номенклатуру дел. Сюда входят все документы предприятия. Когда в организации есть отдельные подразделы, то каждому из них присваивается свой индивидуальный номер. Например, для канцелярии создают папку, на первой странице которой указывается цифра 1. По такому принципу присваивают остальные идентификаторы.

Пошаговая инструкция

Работа с номенклатурой довольно простая и лёгкая. Существует пошаговая технология составления и организации документации. Ниже приведены основные положения:

1. Фиксация информации о заседаниях, производственных процессах. Эти данные подлежат хранению.
2. Для отдельных подразделений присваивается отдельный номер или индекс.
3. Составление отдельных статей НД, формирование заголовков.
4. Утверждение и согласование сроков хранения.
5. Согласование отдельного проекта и его определение. Его составляют доверенные лица и сотрудники.
6. Утверждение НД у руководителей. Важно получить их разрешение и согласие на внедрение.
7. Организация процесса передачи документов в отдельные структурные подразделения.

Благодаря номенклатуре, можно сформировать итоговую запись, где указывается окончание календарного периода или года.

Если руководствоваться пошаговой технологией, минимизируется вероятность допущения неточностей и ошибок при оформлении. Понятие НД применяется практически во всех фирмах, особенно в учреждениях образования.

Требования составления документации

Форма НД для архивации регулируется основными положениями и правилами каждой компании. Она должна разрабатываться и составляться руководителем. Заявление оформляется на утверждённом бланке. При формировании дел нужно следовать следующим этапам и хронологии:

• формирование отдельных дел;
• составление документов по утверждённым правилам;
• для длительного хранения дел на предприятии делают подробную опись каждой папки.

Это усреднённая и общепринятая последовательность, которая позволяет избежать неправильной сохранности статей. Чтобы задействовать на предприятии НД, необходимо определить, в каком архиве будут храниться документы.

В небольших компаниях принято хранить оригиналы в одном из структурных подразделений. На папках обязательно обозначают наименование отдела. Если бумаги распределены в комплекты, то все они обосабливаются. По запросу папка с подлинной документацией может выдаваться, но ответственное лицо должно руководствоваться правилами. Чтобы исключить ошибку, вместо оригинала вкладывают лист, который заменяет подлинник. Здесь указывается следующая информация:

• подробности о документе, который был изъят;
• время и дата;
• Ф. И. О. получателя.

Обязательно на листе-заменителе должна стоять подпись человека, который получил оригинальный документ, и ответственного лица (он имеет право представлять интересы компании). Это одно из основных требований, которое нельзя игнорировать.

Правильное формирование

Номенклатура состоит из таблицы. Форма составления утверждается приложениями под номерами 7 и 8. Существует несколько основных отличий, которые связаны с названием и набором подписей на бланках. Главная часть состоит из следующих граф, которые остаются неизменными:

• уникальный идентификатор;
• подзаголовок;
• общее количество листов;
• время хранения и сроки передачи;
• важные отметки (они могут быть связаны с особенностями хранения, уничтожением, передачей дел в государственный архив или другие компании).

НД в большинстве случаев разбивается согласно структурным подразделениям. Вся информация заносится в таблицу. Сначала указывают важные дела, потом — менее значимые.

Если компания небольшая и работает одно структурное подразделение, то руководитель имеет полное право формировать единый перечень, а также заниматься группировкой с обобщёнными названиями. Для упрощения составления используются общепринятые сокращения. Ниже приведены подробные обозначения:

• ДМН расшифровка номенклатуры — до минования надобности;
• ПЗН — по замене новыми документами;
• ДЗН — до замены;
• ЭПК в номенклатуре дел — экспертно-проверочная комиссия.

Последнее сокращение распространяется на бюджетные организации, которые находятся в ведении Министерства или финансовых органов субъектов Российской Федерации.

Сроки хранения прописываются для каждой фирмы индивидуально. Расшифровка с выпиской позволяет исключить возможное недопонимание составления номенклатуры и понять смысл документа.

Сбор информации

Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами. Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

Закрытие периода хранения

В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости. По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив. Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

1. Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
2. В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
3. Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

Именно поэтому на многих предприятиях используется номенклатурный вариант распределения бумаг.

Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.