Правила учета

В отличие от открытой информации, конфиденциальные документы (независимо от типа носителя) при поступлении сразу ставятся на учет. При этом учитывается и черновая работа, которую начинают писать до рассмотрения, распределения или согласования и подписания.

Контроль за конфиденциальностью информации строго распределяется по категориям документов и разделяется на несколько видов. Кроме того, осуществляется распределение операций на каждой стадии по соблюдению неразглашения секретных сведений.

Такая схема позволяет разделять знание тайны между несколькими сотрудниками предприятия и устанавливать коллегиальность при наблюдении за сохранностью документов на отдельных участках. Существует несколько видов учета:

1. Регистрация конвертов (пакетов), содержащих тайную информацию, учет сообщений, не подлежащих разглашению и поступающих по телеграфной связи, факсу или электронной почте.
2. Контроль за входящими документами, которые не относятся конфиденциально к тайным сведениям, но находящимися в перечне секретной информации предприятия.
3. Регистрация исходящих и внутренних документов.
4. Инвентарный и номенклатурный учет деловых бумаг.

Под понятием индексирования секретных сообщений подразумевается нумерация потока информации в течение года. Такие действия гарантируют сохранность исходных данных и всех входящих документов. Поступающий конфиденциальный материал, который составляет учетную форму, разделяется на два блока:

1. В первую часть входит исходная информация о деловых бумагах: вид, автор, дата, индекс, содержание, количество листов.
2. Второй блок содержит переменные, рабочие сведения о перемещении и местонахождении документов. Сюда входят резолюция директора организации, фамилия исполнителя, дата передачи бумаг, подпись об ответственности за документ. Обычно это простая картотека, которая имеет существенный недостаток: нет надежной гарантии в сохранности учетных карточек, которые легко можно подменить. Поэтому ведется дополнительный контроль за карточками, а для этого вводится специальная учетная форма.

Для обеспечения сохранности документов постоянно в организации проводится инвентарный учет. На основе всех регистрационных сведений создается единый справочно-информационный банк, который обеспечивает контроль и гарантирует сохранность секретных документов.

Виды секретных сведений

Согласно закону РФ, конфиденциальная информация бывает нескольких видов. Все они описаны в Указе Президента, принятого в 1997 году.

Персональные данные

Вид конфиденциальной информации, который представляет собой сведения, относящиеся непосредственно к определенному лицу. На юридическом языке оно называется субъектом персональных данных. Под этим словом подразумеваются личные сведения: фамилия, имя, отчество, адрес прописки, проживания, место и дата рождения.

Записи в документах, удостоверяющих личность, обладают персональными данными, значит, это тоже конфиденциальная информация. Кроме того, перечень информации, который известен сотрудникам ЗАГСа, тоже относится к личным сведениям. Особыми способами проводится обработка данных о субъекте.

Все данные о личности должны быть строго достоверными, а специалистам, которые работают с ними, запрещено использовать сведения, не применяемые в работе. Срок хранения конфиденциальных сведений не должен превышать период, который необходим для реализации поставленной цели. Как только отведенное время пройдет, данные уничтожаются.

Коммерческая конфиденциальность

Особый вид защищенной информации, где коммерческая тайна представляет собой сведения об особенности производства продукции и ведения бизнеса. Если их раскрыть, то предпринимательская деятельность не будет приносить доход. В юридической деятельности еще используется определение служебной тайны, которое применимо к определенным государственным органам. Это секретные сведения, охраняемые законом в особом порядке.

Обычно в них пишется об отличительном характере несения государственной службы, который недоступен для всеобщего обозрения и обладает ограниченным доступом. Основные направления, которые относятся к коммерческим и служебным тайнам, регулируются нормами, описанными в соответствующих статьях Законов «О коммерческой тайне» и «О служебной тайне». Сотрудники, которые разглашают эти виды конфиденциальности, привлекаются к ответственности, вплоть до уголовной.

Документированные информационные ресурсы

Одна из важных разновидностей конфиденциальных сведений, которая используется как юридическими, так и физическими лицами. Информация обладает особым режимом защищенности, а ее оформление имеет специфическую форму.

Например, информационным ресурсом являются конкретные данные, находящиеся на носителе с предоставлением отдельных реквизитов, перечень которых регулируется законодательством. Обычно в качестве носителя секретной информации применяются листы бумаги.

На них сохраняют сведения, соответствующие требованиям, указанным в документе. На такие материальные носители часто устанавливают право собственности, что соответствует нормам гражданского законодательства.

Профессиональная и следственная тайна

Существует ряд профессий, которым во время деятельности представляют доступ к документам, не подлежащих разглашению. К этому ряду относятся адвокаты, нотариусы, медицинские специалисты и другие.

Доступ к конфиденциальным сведениям, которые стали доступны в результате профессиональной деятельности, ограничивается рядом положений, разработанным и входящим в нормативные акты и Конституцию государства. Например, нотариус, по роду своей работы, ознакомлен с нюансами заключения и сути сделки.

При этом он не имеет прав раскрывать секретные сообщения посторонним лицам. Кроме того, законодатель может определить, какие факты относятся к этому виду информации. К ним относятся:

1. Информация из личной переписки.
2. Сведения, полученные в результате телефонных переговоров.
3. Сообщения, переданные через отделения почты или телеграфа.

В этом случае только пользователь почтовой или телеграфной связью может дать согласие на раскрытие секретной информации. На практике и в учебных заведениях существуют некоторые сведения, не подлежащие разглашению. Сюда входят данные из медицинских карточек, информация об удочерении или усыновлении, о защищенности школьного строения от нападения террористов и так далее.

Защита изобретений

Отдельной графой в законодательстве стоит определение защищенности технических изобретений и создания новых моделей. Обеспечение сохранности секретных сведений осуществляется до тех пор, пока не пройдет официальная приемка новшества или опубликована информация о нем.

Основные меры по защите сведений об изобретениях прописаны в Гражданском кодексе. Сюда входит предотвращение допуска к сути изобретения, которое осуществляют специализированные государственные органы, и обязательное оформление патента. Часто такая защита проводится в гражданско-правовом виде.

Она используется тогда, когда специалист нарушает условия договора, уклоняясь от выполнения своих обязанностей. После осуществленных мероприятий по защите, ущемленной стороне выдают компенсацию за понесенные убытки.

Одним из видов предотвращения утечки информации считается административное воздействие, которое предусматривает обращение в письменной форме потерпевшей стороны в апелляционный орган — Палату патентного ведомства. Анализ вопроса длится очень долго и может протекать в течение четырех месяцев, но практически всегда решается в пользу ущемленной стороны.

Соглашение о неразглашении

Для обеспечения должной защиты от распространения конфиденциальных данных составляется соглашение, которое подписывается двумя сторонами. Его суть состоит в возможности обмена сведениями и знаниями с ограничением доступа к ним третьих лиц.

Назначение такого договора подразумевает защиту от утечки ценных данных, и в нем оговариваются все необходимые для этого виды конфиденциальной информации. Существует две разновидности соглашений:

1. Односторонний договор, в котором прописывается желание одной стороны передать секретные сведения другой без возможности доступа к ним третьих лиц. Примером такого документа считается договор, который оформляется работодателем при приеме на работу нового сотрудника. В этом случае сведения о предприятии в документе считаются секретной информацией.
2. Взаимный договор подразумевает двухстороннюю передачу конфиденциальных сведений между представителями, которые подписали соглашение. Обычно это происходит, когда две компании проводят совместные сделки.

Кроме основных видов сведений, в соглашении может быть отмечена информация, которую обе стороны считают секретной. В случае нарушения условий договора применяются наказания, прописанные в трудовом соглашении и законодательстве РФ.