Функции управления - классификация, содержание и цели

Определение термина

Любая работа, выполняемая конкретным сотрудником или органом в системе производства, представляет собой функцию. Но по установленным нормам и правилам, указанным в положениях о подразделениях и должностных инструкциях, под этим словом понимается перечень работ, возложенных на группу людей. Работа же отдельного руководителя регламентируется должностными обязанностями. Именно они определяют в итоге правовой статус сотрудника.

В дословном переводе с латинского языка функция (functio) — исполнение, реализация. Характеризуется она процессами, связанными с деятельностью и обязанностями.

Под функцией управления в менеджменте понимается управленческая деятельность. С её помощью руководящий субъект влияет на подчинённый ему объект. По сути, это понятие используется для описания работы аппарата руководства и структуры предприятия.

По виду и направлению функции управления принято различать на два вида:

• универсальные (общие);
• специальные (конкретные).

Каждый из них состоит из определённых частей. Так, в состав первого типа входят планирование, координирование, анализ и учёт деятельности, организация и контроль процесса работы, мотивация, ответственность за принятие решений. Второй вид характеризуется непосредственно управленческими действиями, направленными на руководство: основным и вспомогательным производством, качеством работы, финансовыми операциями, маркетингом и социальным развитием коллектива.

Конкретные функции связаны с работой выделенной подсистемы или направлением производства. Например, к виду относят управление штатом, продажей, распределением финансов, разработками и исследованиями. Универсальные же имеют полный циклический характер и ограничиваются определённым сроком управления, например, стратегическим, текущим, оперативным.

Другими словами, сущность функции управления лежит в разрабатывании принципов распределения обязанностей. Используется она в системе руководства для достижения поставленных целей производства. Функция занимает основное место в схеме распределения обязанностей и является формой реализации отношений.

Основные функции

Управление — это неотъемлемая часть любого производственного процесса, координирующая организационно-распорядительную деятельность. Общее управление используется в любой производственной системе и на каждом уровне организации работы. Его различают по последовательности действий и их продолжительности во времени. С первого взгляда может показаться, что они обособленны друг от друга и полностью самостоятельные, но на самом деле основные функции тесно связаны между собой.

Каждый элемент, входящий в этот вид управления, отвечая за свою функцию, непосредственно влияет на другие определения:

1. Планирование — позволяет определить цели и разработать методику их достижения. То есть это ряд действий и инструментов, с помощью которых перед всеми субъектами организации ставится единое направление в работе.
2. Организация — направлена на чёткое построение и структурирование управления, определение норм взаимодействия. Она влияет на распределение полномочий и ответственности, повышая эффективность других видов.
3. Координирование — заключается в согласовании и достижении гармоничности в деятельности различных служб, сотрудников, подразделений. Это своего рода «настройка системы», характеризующаяся эффективностью работы производства.
4. Регулирование — отвечает за своевременно вносимые поправки в текущие и будущие мероприятия, связанные с подстраиванием режима работы системы к изменяющимся реалиям. Совмещает функции диспетчеризации, контроля, анализа и координации.
5. Мотивирование — побуждение работников к добросовестному исполнению своих обязанностей. Включает в себя систему поощрений и использование различных способов оплаты труда.
6. Контролирование — предназначено для наблюдения за происходящим и анализа реально полученных результатов. Тесно связано с системой планирования и регулирования.
7. Учет и анализ — используется для получения общих сведений о деятельности производства, занимается сбором статистической информации. Разделяется на бухгалтерский, оперативный и статистический учёт.
8. Принятие решений — определяется выбором, который сделает руководитель, используя свои полномочия и другие функции управления в различных ситуациях.

Конкретное руководство

Под этим типом понимают управление разделением труда руководящего состава. Каждая функция связана со специфической организационной деятельностью. Например, она зависит от сложности производства, вида продукции, специализации, масштабности, стратегии развития.

Если разбираться в организации функции управления, то для специальных управляющих органов её можно представить в виде совокупности различных отделов. Их число будет зависеть от видов производственно-хозяйственной деятельности, участвующих в управлении производством. Руководство той или иной сферой выполняется особым органом, предназначенным организовывать эффективную работу и взаимосвязь с другими направлениями деятельности организации.

К таким функциям относится управление в следующих направлениях:

• научно-техническая подготовка;
• руководство основным производством;
• вспомогательное обслуживание;
• исследование качества;
• сектор труда и заработной платы;
• материально-техническое снабжение;
• управление финансами и кредитом;
• сбыт продукции;
• капитальное строительство;
• подбор персонала;
• социальное развитие коллектива.

Определённую функцию получает и конкретный орган управления, например, бухгалтерия, отдел развития производства, материально-техническая база. Причём эффективность их взаимосвязи определяет весомость всей структуры в целом. На основе анализа этого типа функций и разрабатывается система делопроизводства. При таком управлении точно выстраивается зависимость подразделений, определяется содержание работы. Сотрудники точно знают, что, кому и когда делать. Комплекс конкретного управления поддерживает высокую работоспособность предприятия.

Кроме того, существуют ещё подфункции конкретного типа управления. Это специфические части, играющие важную роль в формировании производственной деятельности. Каждая специальная функция разделяется на несколько составляющих. Например, учёт и отчётность можно расчленить на несколько взаимообусловленностей, таких как контроль за учётом труда, основными средствами, оборотными фондами, малоценным имуществом.

По сути, это отдельные участки, используемые для того, чтобы исключить нагромождение обязанностей. Характеризуются они разделением труда внутри руководящего подразделения. Выполнение подфункций возлагается на специалистов в отдельно взятом подразделении.

Организация как часть управления

Организация — это процесс, участвующий в обеспечении эффективной работы людей друг с другом для достижения поставленной общей цели. В основе принципов организации учитывается ряд локальных требований:

• принцип цели — все звенья предприятия работают в едином ключе для достижения поставленной задачи;
• эластичность — при назначении обязательств устанавливается оптимум между исполнением работы и свободой действия определённых сотрудников;
• устойчивость — система руководства строится таким образом, чтобы её элементы не зависели от влияния внешней и внутренней среды;
• совершенствование — систематизируется производственный процесс и реализация решений;
• соподчинённость — строгое построение руководства, то есть любой сотрудник должен подчиняться только одному начальнику;
• ограничение контроля — использование подхода распределения обязанностей для эффективного управления определённым числом работников;
• ответственность — соразмерность ответа руководителя за действия подчинённых в зависимости от полномочий.

Организационная функция рождает орган управления, а не наоборот.

Для решения задачи люди объединяются в коллективы. Их совместная деятельность будет более эффективной, если роль каждого члена группы будет определена и работник будет знать свою ответственность. При этом кто-то из них должен контролировать общую деятельность.

Документационное обеспечение

Автор теории о менеджменте и управлении персоналом B. Р. Веснин в своих книгах обосновал, какова же важнейшая функция управления в организации частного или государственного производства. Так, им за главную цель было принято создание условий для успешного развития предприятия и получения максимального дохода.

Основатель классической школы управления французский инженер Анри Файоль, введший впервые понятие управленческой функции и сумевший чётко сформулировать её определение, в своих книгах отмечал, что принципом организации труда служит разделение обязанностей по специализации. Задача же функции заключается в достижении согласованности в работе всех производственных частей. Достигается это путём создания рациональных связей между ними. Эти связи могут быть любыми, так как зависят от координируемых процессов.

При этом экономисты отмечали, что важным аспектом в работе любой организации является документальное обеспечение управления (ДОУ), или, как кратко его можно назвать, делопроизводство. На предприятиях должна вестись документация, в которой будет отражаться вся работа. Например, финансовое положение, отношения с персоналом. Делопроизводство определяет оперативность и качество решений по тем или иным вопросам, эффективность их выполнения.

Согласно ГОСТ 51141–98 ДОУ — это отрасль, которую можно называть частью функции, отвечающая за хранение документации и её использование в работе предприятия. Делопроизводство бывает двух направлений: документирование деятельности и организация работы с официальными бумагами. Эти направления связаны между собой и функционируют в тандеме.

Ведущими специалистами в области улучшения эффективности работы предприятий были предложены и приняты за основу три задачи, которые решает ДОУ:

1. Документирование — сбор, оформление, утверждение и изготовление документов.
2. Обеспечивать движение, учёт и контроль исполнения, включая хранение и использование документов.
3. Архивирование и систематизация документации.

Координация в менеджменте

Какие бы функции ни использовались, их применение без координации, образующей единую систему, будет разбалансировано, а поставленные цели не достигнуты. Если не создать формальные механизмы, люди не смогут вместе выполнять работу и сосредоточатся на собственных интересах, а не предприятия. Поэтому задача координирования состоит в согласовании всех звеньев и установления взаимосвязей.

Выделяют четыре вида координационной деятельности:

1. Превентивную — предотвращающую проблемы.
2. Устраняющую — исправляющую ошибки.
3. Регулирующую — поддерживающую систему в устойчивом состоянии.
4. Стимулирующую — развивающую систему даже при отсутствии проблем.

Таким образом, функция координирования создаёт гармонию взаимоотношений, позволяет маневрировать внутри производства при изменении задач. На крупных предприятиях координация обязательно рассматривается как расширение функции организации.