Должностная инструкция является основой любой формы объявления о вакансии (размещение объявления о работе на бирже труда или на веб-портале). Должностная инструкция также важна на последующих этапах процесса рекрутинга и является практическим инструментом для проведения собеседования и оценки соответствия кандидата как работника.

Разделы ДИ

Чтобы эффективно написать инструкцию, важно иметь четкое видение искомой должности. Для этого необходимо провести анализ работы и собрать всю информацию о должности. Цель анализа работы – выявлять и описывать задачи и навыки, необходимые для выполнения определенной работы. Эффективный анализ позволяет улучшить основные показатели процесса найма, а именно время для найма и соответствие кандидатов. Рис. 1. Структура должностной инструкции
Рис. 1. Структура должностной инструкции
Каждая ДИ обычно состоит из следующих разделов:
  • Общие сведения
  • Основной функционал
  • Обязанности
  • Права
  • Ответственность
  • Взаимосвязи
Остановимся на каждом пункте более детально.

Общие сведения

Первый раздел содержит общие данные о работе и должности в целом:
  • Выдержки из штатного расписания компании, категория сотрудника (квалифицированный, руководитель, рабочий), структурное подразделение, к которому относится должность и т.д.;
  • Список документов и положений предприятия, которые регулируют деятельность сотрудника – приказы директора или руководителя, ограничения отдела кадров и т.д.;
  • Описание процедуры принятия обязанностей и их передачи другим лицам;
  • Список лиц или должностей, которые могут заменять сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте по причине болезни или любому другому поводу;
  • Четкие описания профессиональных навыков сотрудника, которые могут быть подтверждены соответствующими свидетельствами, требования к образованию (техническое, высшее и т.д.) и опыту работы на аналогичной должности.

Основной функционал

Раздел “Основной функционал” предоставляет полную информацию относительно рабочего процесса, рабочего места. Здесь должны быть включены все возможные действия сотрудника в той или иной ситуации или их последовательность. Выступать за рамки ДИ нельзя (если это только не оговорено здесь же). Рассмотрим раздел на примере должности “операционист” (контроль над документооборотом предприятия):
  • На первом этапе происходит получение данных (документов, таблиц) – здесь же необходимо указывать источник данных и обязанности, связанные с их обработкой и регистрацией;
  • Внесение информации в базу данных предприятия (картотека, складские карточки, бухгалтерия и т.д.);
  • Отслеживание движения документа, регистрация этапов обработки в картотеке или базе данных (например, “на подписи”);
  • Получатель обработанных данных и каналов передачи информации (например, отчет по продажам за месяц для коммерческого директора, количество выполненных работ тем или иным подразделением и т.д.).
Рис. 2. Цели должностной инструкции
Рис. 2. Цели должностной инструкции

Обязанности

Раздел “Обязанности” обычно содержит все условия, которые должны соблюдаться сотрудником на должности, включая:
  • Соблюдение внутренней дисциплины и корпоративной этики (дресс-код, субботники и т.д.);
  • Соблюдение конфиденциальности и ответственность за разглашение секретной информации.

Ответственность

В разделе “Ответственность” прописываются уровни ответственности за те или иные действия. За нарушения предполагаются штрафы или взыскания.

Взаимосвязи

Раздел “Взаимосвязи” содержит всю иерархию подчиненности, которая касается должности или сотрудника – кому отчитываться, кому жаловаться, кому передавать данные и т.д.

Основные элементы

В должностных инструкциях разъясняется, за что отвечает сотрудник и что от него ожидается. Подготовка полного, подробного описания работы является первым и важнейшим шагом в процессе выбора.
Важно! Должностная инструкция предоставляет потенциальным кандидатам четкое описание и основную цель должности, а также помогает им понять, смогут ли они выполнять эти обязанности. Кандидаты, которые понимают, что не смогут выполнять все обязанности или не соответствуют минимальным требованиям, могут выходить из конкурса сами, что в конечном итоге делает процесс найма более эффективным.
Должностная инструкция определяет основные и дополнительные задачи, которые закреплены за определенной должностью. Она регулирует иерархию подчиненности, а также может описывать нужную квалификацию, минимальные требования, условия работы, желательные навыки и опыт. Должностные инструкции обычно включают:
  • Общее описание, содержащее концепцию и конкретные обязанности должности;
  • Общее описание подразделения в контексте отдела;
  • Список типичных основных и дополнительных функций/обязанностей, сгруппированных по смежным категориям;
  • Обязанности, разделенные по проценту от времени, затраченного на каждую из них или группу аналогичных задач;
  • Подпись и дата сотрудника и руководителя.
Что дает должностная инструкция:
  • Определяет обязанности сотрудника, соответствующие конкретной должности;
  • Организует работу, позволяя руководителям лучше контролировать рабочую нагрузку;
  • Помогает выявлять потребности в обучении сотрудников;
  • Помогает в оценке и определении эффективности сотрудников;
  • Позволяет избегать потенциальных структурных конфликтов;
  • Обеспечивает защитный инструмент при документировании проблем производительности сотрудников;
  • Обеспечивает надежную основу для оценки должности, когда сталкиваются с такими проблемами, как компенсация, пенсия и инвалидность.

Что такое условия труда

Условия работы относятся к физическим характеристикам работы, которые предъявляют особые требования к способностям сотрудника. Они могут описывать физические или умственные способности, необходимые для выполнения основных функций работы. Примеры условий работы:
  • Периодические ночные командировки (например, 20% рабочего времени);
  • Обязательное сверхурочное время – не менее 10 часов в месяц;
  • Необходимость долго стоять, сидеть или нагибаться;
  • Работа на высоте;
  • Работа на улице при различной температуре;
  • Работа в ограниченной рабочей среде и т.д.

Зачем нужны должностные инструкции

Написание ДИ является важным шагом при планировании всех кадровых стратегий. Они формируют основу для многих важных процессов, таких как публикации вакансий, набор, выбор кандидатов, обучение и управление эффективностью сотрудников. Должностные инструкции должны содержать краткий обзор должности, того, какую роль она занимает в компании, список ключевых обязанностей, требований и навыков. ДИ обычно содержат следующую информацию:
  • Краткий список ключевых обязанностей;
  • Определение ценностей, которых должен придерживаться каждый сотрудник;
  • Подробный список обязанностей;
  • Необходимый опыт, знания, навыки и способности;
  • Список любых особых условий работы или минимальных физических требований.
Каждая задача, функция или обязанность должны обозначаться действием, которое четко указывает, что ожидается от кандидата. Например, в обязанности кандидата может входить:
  • Управлять
  • Координировать
  • Развивать
  • Оценивать
  • Поддерживать
  • Формировать
  • Контролировать
Список современных и актуальных инструкций для всех должностей является фундаментом для разработки многих ключевых HR-программ, которые помогут добиться успеха в бизнесе.

Пример должностной инструкции директора завода

Должность – директор компании. Подчиненные – старшие инженеры и руководители отделов. Цель – согласование и выполнение оперативного плана для обеспечения эффективного и безопасного производства, разработка методов работы и повышение навыков персонала. Рис. 3. Макет должностной инструкции
Рис. 3. Макет должностной инструкции
Основные обязанности:
  1. Планирование – разработка и согласование планов, контроль над их реализацией. Оценка реакции клиента.
  2. Действия – реализация плана, поддержание эффективных и безопасных методов работы.
  3. Разработка – предложение изменений в организационном плане, непрерывный обзор методов работы и организации, позволяющие сотрудникам участвовать в механизмах, контролирующих планы.
  4. Персонал – разработка и внедрение системы оценки, используемой для анализа эффективности сотрудников. Согласование индивидуальных целей, оценка и реализация планов развития сотрудников.
  5. Автономия работы – определение приоритетов и контроль по их достижению. Участие в личностном и профессиональном развитии сотрудников, обзор собственной эффективности и участие в процедуре оценки.

Значение должностных инструкций

Должностная инструкция используется в процессе найма для информирования кандидатов о характере работы и требованиях, а также используется в процессе управления эффективностью для оценки соответствия работника требованиям. Преимущества должностной инструкции:
  1. Помогает определить кандидата на основе названия, должности и местоположения.
  2. Сотрудники осведомлены о своих рабочих ролях и обязанностях.
  3. Помогает разобраться в рабочих отношениях, льготах будущему сотруднику.
  4. В должностной инструкции четко обозначены все требования, цели и задачи, которые возлагаются на сотрудника.
Недостатки должностных инструкций:
  1. Ограничение по времени - инструкции могут меняться, в зависимости от организационной структуры, отраслевой политики, требований компании.
  2. Выделяются только макротребования, поэтому инструкция не может полностью объяснить препятствия, эмоциональные требования, связанные с работой.
  3. Неполное описание работы с отсутствием качественной информации может ввести в заблуждение как менеджера по персоналу, так и сотрудника.
Можно сделать вывод, что должностная инструкция - это широкий, общий и письменный отчет о конкретной работе, основанный на результатах ее анализа. Как правило, она включает в себя обязанности, цели, сферу и условия труда. Здесь может быть указан руководитель, которому подчиняется сотрудник, технические характеристики, такие как квалификация или навыки, необходимые на работе, и диапазон заработной платы. Должностные инструкции обычно разрабатываются путем проведения анализа, который включает в себя изучение последовательности задач, необходимых для выполнения работы. Больше о том, как составляется эффективная должностная инструкция, и примеров по этой теме вы найдете в видео ниже.