Виды писем - образцы, примеры и правила написания
Письмо - это наиболее распространенный способ передачи информации, который активно используется как частными лицами, так и организациями различного типа.
- Информационное письмо - обычно несет информацию официального характера, разъясняя суть законодательных или нормативных актов.
- Сообщение - с его помощью получателю рассказывают об информации, которая актуальна и вызовет интерес у получателя. Оно может быть инициативным или присланным в ответ.
- Сопроводительное - дополняет или поясняет направленные документы.
- Напоминание - сообщает о том, что получатель должен выполнить определенные обязательства.
- Извещение - сообщает о мероприятиях, которые скоро будут проведены. Обычно направляется множеству участников, чтобы пригласить их. В нем говорится не только о времени и дате проведения, но и рассказывается о целях, теме, условиях. Этот тип делится на 2 подвида:
- Уведомление - передает информацию официального характера. Часто публикуется в СМИ.
- Реклама - направлена на то, чтобы оказать положительное влияние на потенциальных участников или покупателей.
Просьба и предложение
Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:- Просьба. Его цель - побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
- Запрос. Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
- Предложение. Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
- Заявка. С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
- Заказ. Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
- Приглашение. Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.
Требование и претензия
Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:- Письмо-требование - направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
- Письмо-претензия - содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.
Гарантия, подтверждение, рекомендация
Содержание этих писем понятно из их названий:- Гарантия - это послание, которое становится подтверждением, что обязанности организации будут исполнены согласно договоренности. Они могут быть отправлены и физлицам, и юрлицам.
- Подтверждение - отправляется получателем с информацией о том, что важные бумаги или другие ценности были им получены. Такое же сообщение дается в ответ на приглашение на мероприятие.
- Рекомендация - отправляется физлицу для того, чтобы оно могло пройти обучение или получить рабочее место.
Этикетные письма
К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п.
- Поздравление - отправляют в связи с радостным значимым событием;
- Благодарность - физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
- Соболезнующее - отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
- Извинение - отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.
Как может быть отправлено письмо?
Почтовая служба дает возможность отправить послание разными способами. По этому фактору различают несколько разновидностей писем:- Простое - вкладывается в конверт с маркой и отправляется по почте. Это самый обычный тип отправления, при котором отправитель не получается данных о том, когда было отправлено его письмо. Также обычно они идут дольше.
- Заказное - регистрируется в почтовом отделении. Отправитель получает квитанцию с указанием времени доставки.
- Заказное с вручением. К нему дополнительно крепится талон, на котором указаны данные получателя и описание содержимого. После доставки этого талон отсылается отправителю, подтверждая, что письмо вручили адресату в руки.
- Заказное с описью вложения - направляется как два предыдущие вида, но к нему добавляется бланк с описью вложения. Один - отдается сотруднику почту, второй - остается на руках у отправителя.
