С появлением письменности люди начали отправлять друг другу сообщения. Со временем сформировались определенные формы и нормы написания этих сообщений, которые получили название “письмо”.

Формат и виды писем

Если раньше письма существовали только в традиционном понимании этого слова - созданные на бумаге, то в последние десятилетия они все чаще стали отправляться в электронной форме. Несмотря на изменение формы передачи, суть писем осталась неизменной. На сегодняшний день существует огромное разнообразие видов писем в зависимости от целей, формы, мотивов и других критериев оценки. Все письма можно разделить на личные и официальные (деловые). Если к личной переписке нет никаких установленных норм и они создаются в свободной форме, то официальные - строго регламентируются рядом правил. Рис. 1. Виды писем
Рис. 1. Виды писем

Виды деловых писем

Деловые письма активно используются каждой организацией для передачи информации и решения различных вопросов. Для написания обычно используют бумагу формата А4. В послании обязательно ставиться дата - это день, когда письмо было подписано. Текст стандартно выстраивается по схеме: введение, доказательства, заключение.
Важно! Письмо - это обобщенный термин для документов разного содержания, которые используются для общения учреждений в процессе их деятельности.
В этой категории существует множество классификаций писем по разным факторам. По территориальному признаку переписку делят на международную и проводимую в пределах одного государства. Также различают переписку между юридическими и физическими лицами. Также существует разделение:
  1. По способу доставки:
    • по почте
    • по факсу
    • в электронном виде
  2. По количеству получателей:
    • одному
    • нескольким
  3. По области применения:
    • от руководства организации
    • коммерческая
    • судебная
    • личная
  4. По способу составления:
    • регламентированные (по установленной форме)
    • нерегламентированная
  5. По проблематике:
    • финансовые
    • юридические
    • касательно материально-технической базы
  6. По цели:
    • для разъяснения рабочих моментов
    • этикетного характера
Еще письма делят на инициативные (отправленные по инициативе организации с определенной целью) и ответные. Рис. 2. Виды деловых писем
Рис. 2. Виды деловых писем

Виды информационных писем

Существует множество видов информационных писем. Они создаются для того, чтобы проинформировать получателя. К этой категории относятся:
  1. Информационное письмо - обычно несет информацию официального характера, разъясняя суть законодательных или нормативных актов.
  2. Сообщение - с его помощью получателю рассказывают об информации, которая актуальна и вызовет интерес у получателя. Оно может быть инициативным или присланным в ответ.
  3. Сопроводительное - дополняет или поясняет направленные документы.
  4. Напоминание - сообщает о том, что получатель должен выполнить определенные обязательства.
  5. Извещение - сообщает о мероприятиях, которые скоро будут проведены. Обычно направляется множеству участников, чтобы пригласить их. В нем  говорится не только о времени и дате проведения, но и рассказывается о целях, теме, условиях. Этот тип делится на 2 подвида:
    • Уведомление - передает информацию официального характера. Часто  публикуется в СМИ.
    • Реклама - направлена на то, чтобы оказать положительное влияние на потенциальных участников или покупателей.
Рис. 3. Структура делового письма
Рис. 3. Структура делового письма

Просьба и предложение

Письмо-просьба или предложение создаются, чтобы оказать стимулирующее действие, побудив человека совершить конкретное действие. В этой категории выделяют несколько видов:
  • Просьба. Его цель - побудить к действию или дать важные данные для автора. Требует ответного письма.
  • Запрос. Требует получить официальные данные, подтверждающие документы. Требует письма в ответ.
  • Предложение. Вносит предложение возможному клиенту, партнеру или сотруднику. Оно бывает инициативным или посланным в ответ.
  • Заявка. С его помощью выражается желание стать участником мероприятия или подтверждается согласие на продажу товара или оказание услуг. Не требует официального ответа, но нуждается в реакции получателя.
  • Заказ. Выдвигает определенное предложение покупателю в соответствии с четкими условиям. Чаще всего посылается в ответ на письмо-предложение.
  • Приглашение. Посылается, чтобы пригласить желаемых участников мероприятия. Часто составляется на определенном бланке.

Требование и претензия

Такие письма направляются юрлицам или физлицам тогда, когда они не выполнили свои задачи или обязательства, или это было сделано не так, как было оговорено:
  • Письмо-требование - направляется для стимуляции получателя выполнить свои обязательства, если есть предположение, что в процессе будут нарушения или если они уже возникли.
  • Письмо-претензия - содержит заявку о том, что были не соблюдены основные положения договора, и отправитель требует компенсировать убытки.

Гарантия, подтверждение, рекомендация

Содержание этих писем понятно из их названий:
  • Гарантия - это послание, которое становится подтверждением, что обязанности организации будут исполнены согласно договоренности. Они могут быть отправлены и физлицам, и юрлицам.
  • Подтверждение - отправляется получателем с информацией о том, что важные бумаги или другие ценности были им получены. Такое же сообщение дается в ответ на приглашение на мероприятие.
  • Рекомендация - отправляется физлицу для того, чтобы оно могло пройти обучение или получить рабочее место.

Этикетные письма

К этой категории относятся послания, которые выражают поздравления, соболезнования и т.п. Рис. 4. Классификация официальной переписки
Рис. 4. Классификация официальной переписки
Этикетными называют письма:
  • Поздравление - отправляют в связи с радостным значимым событием;
  • Благодарность - физлицу или юрлицу, чтобы сказать “спасибо” за услуги или действия;
  • Соболезнующее - отправляется адресату в случае бедствия, гибели, ЧП с выражением соболезнований;
  • Извинение - отправляется в случае неправильно выполненной услуги и т.п.
Практически для каждого вида письма есть утвержденная форма, требования к составу, содержанию, использование шаблонных фраз, норм обращений. Каждая организация обязана придерживаться этих правил.

Как может быть отправлено письмо?

Почтовая служба дает возможность отправить послание разными способами. По этому фактору различают несколько разновидностей писем:
  • Простое - вкладывается в конверт с маркой и отправляется по почте. Это самый обычный тип отправления, при котором отправитель не получается данных о том, когда было отправлено его письмо. Также обычно они идут дольше.
  • Заказное - регистрируется в почтовом отделении. Отправитель получает квитанцию с указанием времени доставки.
  • Заказное с вручением. К нему дополнительно крепится талон, на котором указаны данные получателя и описание содержимого. После доставки этого талон отсылается отправителю, подтверждая, что письмо вручили адресату в руки.
  • Заказное с описью вложения - направляется  как два предыдущие вида, но к нему добавляется бланк с описью вложения. Один - отдается сотруднику почту, второй - остается на руках у отправителя.
Деловая переписка в наше время является отдельной наукой. Крайне важно правильно составить сообщение, так как это позволит добиться своей цели, придерживаясь норм деловой этики. Некорректно написанное послание может негативно повлиять на репутацию организации и сказаться на ее дальнейшей деятельности. Примеры и образцы написания разных видов писем смотрите в предложенном видео.