Регистрация документов - как правильно регистрировать входящие и исходящие документы на предприятии

Процесс, при котором юридически фиксируется факт оформления и получения ценных бумаг в делопроизводстве, называют «Регистрацией документов». Суть процедуры в присвоении индивидуального индекса и запись в журнал регистрации или подобную базу данных. После основной процедуры информация определённое время хранится для получения справочной информации и отслеживания исполнительных сроков.

Цель регистрации

Не все граждане в России разбираются в юридических вопросах и понимают значимость соблюдения правил регистрации. Основная цель операции — придать корреспонденции юридическую значимость. В противном случае без вышеуказанной операции учреждение не несёт ответственности за документ и не может его использовать в своих целях. Помимо этого регистрация необходима и по другим причинам:

• Введение отчётности и контроля изменений.
• Облегчение и ускорение поиска нужной информации.
• Отслеживание перемещений: отправки и получения органами или корреспондентом.
• Поддержание сохранности информации в случае утери или порчи ценных бумаг.

Для порядка в отделе канцелярии существует главное правило технологии — любой документ должен быть зарегистрирован лишь единожды в системе базы данных. При этом все письма, которые поступают, отмечаются в тот же день, когда поступили, все остальные (внутренние и исходящие) регистрируются с момента подписания.

В небольших предприятиях создают отдел канцелярии, который в последующем и будет отвечать за документы. Если такого подразделения нет, его работу передают секретарю управляющего. Если документ после регистрации отправляется в другое подразделение, повторная регистрация не требуется. При регистрации по инструкции № 536 от 08.11.2005 г. , установленной МК (Министерство Культуры) и массовых коммуникаций, должен быть правильно оформленный титульный лист:

1. вид;
2. автор и наименование документа;
3. индивидуальный номер (индекс);
4. дата приёма или оформления;
5. заголовок и содержание;
6. резолюция;
7. сроки исполнения — по их истечении ставится отметка, и документ перенаправляется в дело.

На этом список не заканчивается. В зависимости от типа и предназначения документа к основным реквизитам могут дописать дополнительные.

Для быстрого поиска важно правильное присвоение при поступлении регистрационного номера документа — это индекс. Он может состоять из цифр, некоторых символов и заглавных букв. Цифры в основном проставляются в порядке очереди либо от наименования будущего дела. Буквы присваиваются по принципу тематики. Например, если дело касается отдела кадров — «о», «к» или подобное.

Формы систем

Регистрация документов в делопроизводстве подразделяется на разновидности систем. Успешный выбор системы подтверждается удобной сортировкой документации, грамотной организацией процесса и плодотворной работой в дальнейшем. У каждой есть как свои недостатки, так и преимущества. Всего существует три группы:

1. централизованная;
2. децентрализованная;
3. смешанная.

Рекомендуется выбирать первую форму системы. В таком случае все операции будут осуществляться и закрепляться за одним работником и на одном рабочем месте. За счёт этого формируется единый реестр, который составляется по одному алгоритму, что снижает риск возникновения ошибок. Это самый популярный способ ведения, поэтому его часто используют на некрупных предприятиях. Но для правильного функционирования необходимо соблюдать правила. Перечень самых основных:

• Один документ регистрируется единожды.
• Место регистрации неизменно.
• Процедура должна проходить по одному установленному алгоритму.

Также система учёта может быть разной для каждой из форм. В основном выделяют три типа:

1. карточная;
2. журнальная;
3. компьютерная.

Общий пример оформления книги регистрации можно бесплатно скачать из интернета.

Карточный учёт регистрации

При таком типе ведения регистрации создаётся единая карточка регистрации. Для сортировки применяют цветную маркировку. Она облегчает поиск в большом количестве карт. Всего заводят две картотеки:

• Контрольная картотека по срокам.
• Картотека для справок.

Заполняют карточки по мере совершения различных операций с документами. Например, при передаче документа или при резолюции сроков исполнения (исполнителя). Сами карточки имеют формат А5 или А6 из плотной бумаги и картона. Сначала формируют образец, после его многократно копируют. Среди преимуществ можно выделить удобный поиск благодаря цветной маркировке. К тому же с карточками могут работать несколько человек одновременно. Недостаток — бумажный материал, который быстро подвергается износу и порче.

Журнальный тип регистрации

Используется, когда учёт имеет высокий приоритет, допускается деятельностью организации и при обороте документов меньше, чем 500 за один год. Журналы можно заводить для всех типов документов. Правила оформления журнала:

• У журнала должно быть наименование. Обычно оно связано с типом документов.
• Необходимо указать название организации и регистрационный номер.
• Проставлять дату начала и окончания учёта документов в журнале.
• Строго следовать нумерации страниц.
• Прошивать толстой ниткой.
• После завершения ведения кончики нитки нужно склеить и заверить журнал печатью предприятия.

Недостаток типа в том, что с журналом рекомендуется работать только одному работнику для избегания ошибок. Работа нескольких человек или большой поток ценных бумаг сильно затруднит и замедлит процесс. К тому же бумажные листы легко испортить, и хранить такой журнал долго не получиться.

Компьютерное ведение

Компьютеры применяются в крупных учреждениях. Ведение учёта регистрации документов с помощью компьютера даёт ряд преимуществ. К ним относятся:

• Возможность в одно время регистрировать документы в одном реестре с разных рабочих мест.
• Совершать справочные операции с базой данных.
• Создать автоматизированный учёт и контроль за сроками исполнений документов.
• Задать при регистрации автоматические задачи с документами для программ.

Внешний вид электронной анкеты аналогичен карточному типу. Только поля для заполнения могут заполняться вручную, автоматически программой или в виде выбора из предлагаемого списка ответов. Поэтому можно уделить один раз внимание компетентного работника на программирование автозаполнения и ускорить в дальнейшем все операции. Помимо скорости и удобного функционала в практическом использовании существуют и отрицательные стороны такой системы. Техника сильно зависит от бесперебойного электричества, и могут произойти разного рода сбои в системе.

Типы документов

На любом предприятии должен быть организован и налажен правильный документопоток. При большом обороте важна быстрая сортировка на разные группы корреспонденции, чтобы не создать путаницы. Они отличаются друг от друга местом оформления, применения и присвоения индекса (индивидуального номера).

Примеры групп:

1. исходящие;
2. входящие;
3. внутренние;
4. коммерческие;
5. конфиденциальные.

Для каждого типа — свои правила оформления и условия. Если какой-то тип можно пропустить или допустить ошибку некритично, то коммерческие и конфиденциальные должны подлежать строгой сортировке до регистрации. На некоторых предприятиях принято регистрировать не все документы. По решению руководства могут игнорировать порядок поздравительные письма, реклама, корреспонденция, телеграммы и прочие. Информативное письмо, не подлежащее ответу или не требующее исполнения, тоже являются нерегистрируемым. Также есть ещё одна категория, не подлежащая операциям именно в ДОУ. Их перенаправляют в определённое подразделение по тематике. Например, если дело касается рабочих кадров — в отдел кадров, коммерческие — в бухгалтерию и прочие. На нужном месте уже происходит процесс регистрации.

По образцу в журнале входящей документации в обязательном порядке снизу в правом углу титульного листа ставится регистрационный штамп с датой и индексом. С исходящими документами ситуация аналогична, но с одним отличием — с левой стороны страницы после реквизитов.