На любом предприятии должен быть организован и налажен правильный документопоток. При большом обороте важна быстрая сортировка на разные группы корреспонденции, чтобы не создать путаницы. Они отличаются друг от друга местом оформления, применения и присвоения индекса (индивидуального номера).
Примеры групп:
исходящие;
входящие;
внутренние;
коммерческие;
конфиденциальные.
Для каждого типа — свои правила оформления и условия. Если какой-то тип можно пропустить или допустить ошибку некритично, то коммерческие и конфиденциальные должны подлежать строгой сортировке до регистрации.
На некоторых предприятиях принято регистрировать не все документы. По решению руководства могут игнорировать порядок поздравительные письма, реклама, корреспонденция, телеграммы и прочие. Информативное письмо, не подлежащее ответу или не требующее исполнения, тоже являются нерегистрируемым. Также есть ещё одна категория, не подлежащая операциям именно в ДОУ. Их перенаправляют в определённое подразделение по тематике. Например, если дело касается рабочих кадров — в отдел кадров, коммерческие — в бухгалтерию и прочие. На нужном месте уже происходит процесс регистрации.
По образцу в журнале входящей документации в обязательном порядке снизу в правом углу титульного листа ставится регистрационный штамп с датой и индексом. С исходящими документами ситуация аналогична, но с одним отличием — с левой стороны страницы после реквизитов.
