Общие понятия

Списочная численность (СЧ) — это численное количество персонала компании на конкретный день месяца. На основании СЧ рассчитывается ССЧ. В показатель могут включаться только сотрудники, для которых эта организация является главным местом заработка. Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников правильно и избежать ошибок, нужно понимать смысл этого показателя.

Сотрудники, которых необходимо учесть:

• Явившиеся на работу, находящиеся на общественной деятельности.
• Командировочные.
• Пребывающие на больничном, в ежегодном отпуске или без содержания, на обучении, проходящие курсы повышения квалификации.
• Неполная занятость.
• Лица только что устроившиеся, находящиеся на испытательном сроке.
• Надомные сотрудники.
• Аспиранты.
• В отгуле за переработку.
• Иностранные специалисты.
• «Прогульщики», а также граждане под следствием.

В учет не берутся внешние совместители, трудоустроенные по ГПД, переведенные в другую фирму, направленные в другую страну в командировку, руководители компании, не получающие официально зарплату по договору.

В расчет ССЧ включаются также:

• Женщины, находящиеся в декрете с сохранением права на соцпособие.
• Работающие несколько часов в день.
• Надомные специалисты, на удаленной работе.

Сотрудники вне состава, которых направили на работу в госорганизации, учитываются как целые единицы в дни явок на работу. Работников с неполным трудовым днем включают в ССЧ в соответствии с отработанным временем.

Среднеучетные сведения передаются ежегодно в ИФНС лично, по почте с описью или в электронном варианте. Крайний срок — 20 января, а среднесписочная численность для вновь созданных организаций — 20 число следующего месяца.

Для определения списочного состава ведется табель. В нем отмечаются данные о выходе, больничном и прочие условия. Универсальной формой учета заработной платы является Т-12, а Т-13 используется для тех компаний, в которых установлены автоматизированные устройства учета явки.

Каждая компания пользуется индивидуальной формой и способом расчета. Это значит, что конкретных инструкций нет, но имеются теоретические направления.

Типовые правила

Чтобы найти ССЧ за месяц, нужно сложить СЧ за каждый день месяца, включая выходные и праздники, затем разделить полученную сумму на количество дней этого месяца. Численность за праздничные и выходные равна той, что была в прошлый рабочий день. Существует две категории сотрудников, которые учитываются, но не отражаются в расчете. Это женщины в декрете и лица, оформившие внеочередной отпуск за свой счет для обучения или поступления в ВУЗ, ССУЗ, колледж.

Сокращения в табеле учета рабочего времени:

• Я — дневная работа.
• Н — ночные смены.
• С — время сверх норматива.
• К — командировки.
• ОТ — отпуск.
• Р — декретный отпуск по беременности и родам.
• Б — оформление больничного по временной нетрудоспособности.
• НН — неявка по неопределенным обстоятельствам.

СЧ составляют по окончании года для налоговой, а для заполнения 4-ФСС требуются данные за три, шесть, девять месяцев и год.

Когда работник полностью отработал год, складывают показатель за все месяцы года и делят на 12, округляя до целых. Формула для нахождения среднесписочной численности работников: (СЧ январь + СЧ февраль… СЧ декабрь)/12.

Учет неполной занятости

Подсчет показателя зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость. Когда сотрудник работает не весь день по инициативе работодателя, требованию закона или другим причинам, работник считается полной единицей. Когда неполное время установлено договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, учет ведется по отработанному времени.

Порядок расчета:

• Отработанные человеко-часы/продолжительность дня (в зависимости от рабочей недели). Это будет общее количество человеко-дней.
• Находят среднее количество не полностью занятых работников за месяц в пересчете на полную занятость.
• Отработанные человеко-дни/рабочие дни в месяце. За больничный, отпуск, неявку в число отработанных человеко-часов включаются часы за прошлый день.

Если расчет ССЧ требуется по формам ПФР РСВ-1 и 4-ФСС, то к рассчитанному значению нужно вычислить средние показатели численности за отчетный период по невключенным категориям сотрудников.

Автоматизированные программы и заполнение отчета

Отчет сдается в электронном варианте через интернет. Для этого заключается договор со специальной компанией, которая устанавливает программу и выдает цифровую подпись. ИП подает информацию при закрытии не позднее дня снятия с налогового учета. При просрочке или непредоставлении отчета к организации применяют административную ответственность.

Некоторые компании, особенно крупные, используют для подсчета численности автоматизированную систему учета кадров. Программой самостоятельно может рассчитываться необходимый показатель, который потом заносится в отчет. Это можно сделать в программе 1С версии 8.2 ЗУП. Также можно воспользоваться или скачать онлайн-калькулятор. Численность по спискам должна соответствовать данным табелей УРВ Т-12 и Т-13.

Законодательно закреплена обязанность компаний направлять отчеты о среднегодовой численности в ИФНС по месту ее нахождения. В некоторых субъектах страны налоговый сотрудник может попросить приложить к бумажному варианту отчета его электронный формат. Если компания имеет обособленные подразделения, по ним предоставляется отдельный расчет.

Стандартные примеры

Чтобы понять смысл расчета и разобраться с особенности процедуры, нужно разобрать практическое использование и примеры.

На конец года ССЧ сотрудников составляет 12 человек. После новогодних праздников с 11 января на работу приняли еще 15, а 30 января уволились трое. С 1−10 января было 12 человек, с 11−29 января — 27, остальное нужно определить. (10 дней*12 чел)+(19*27)+ (2*22) = 120+513+44/31 = 21,8 = 22 с округлением.

Показатель за год — это среднемесячная сумма ППП (производственно-промышленного персонала), разделенная на 12 месяцев. Например, с января по август количество работающих человек составляло 15, с сентября по декабрь — 20. ССЧ за год = (15*8+15*4)/12 = 120+60*12 = 15 чел.