Деловая документация есть на любом предприятии. Она должна составляться по всем правилам и требованиям. Для фиксации обсуждения вопросов и принятых решений используют протокол. Он необходим при организации различных семинаров, конференций и заседаний. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства.

Понятие протокола

Управленческая деятельность предприятий фиксируется на разных носителях. Оформлять протокол нужно согласно установленным требованиям, правилам и стандартам. Этот документ необходим для выполнения управленческих задач и действий. Записи в протоколе делают на обычном листе либо используют магнитные ленты, карты, дискеты.

Состав документации для управления предприятием определяют с учётом функций и задач организации. На заседании решаются важные вопросы и характер сотрудничества с другими предприятиями. Документирование регламентируется в соответствии с унифицированной системой документации (УСД). Унифицированная система представляет собой комплекс бумаг, которые имеют немаловажное значение для деятельности любого производства и компании. Все документы должны создаваться с учётом единых правил и требований. Только в таком случае они будут являться ценными и значимыми. УСД создаются при помощи вычислительной техники и традиционных методик обработки данных.

Задачи и предназначение

Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании. Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями. Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии.

Протоколы есть на любом предприятии и в разных организациях, в которых присутствуют постоянные или временные коллегиальные органы и рабочие комиссии. Главная форма деятельности таких компаний — это обсуждение определённых вопросов, относящихся к производству. О дальнейших действиях принято говорить на заседании. Чтобы прийти к общему мнению, проводят голосование. На территории Российской Федерации появилось много акционерных обществ. Именно по этой причине предприниматели начали задействовать протоколы. Высшими органами, которые отвечают за управление акционерными обществами, являются коллегии. Протоколы детально отображают деятельность компаний, поэтому их относят к категории управленческой документации. Коллегиальные органы фиксируют информацию о собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и руководящих лиц, отвечающих за управление производственной деятельностью. Ознакомиться с основными положениями о работе акционерных обществ можно в правовых актах. В них указана информация о правильном составлении протоколов и их содержании.

Порядок оформления

Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа. Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д. Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении:

• конференций коллегий;
• семинаров федеральных органов исполнительной власти;
• собраний трудового коллектива, акционеров;
• заседаний совета директоров.

В процессе заседания на выбранный носитель делается запись собрания. Это могут быть стенограммы или диктофон. Нередко к заседаниям готовят тексты докладов, публичных выступлений, справки, проекты по решениям, важные вопросы. В протоколе нужно отобразить всю информацию, которая рассматривается участниками. Правила составления и порядок оформления документации проверяет секретарь. Он отвечает за подготовку и хранение протокола. На предприятиях могут назначать должностное лицо, которое берёт на себя все обязательства. Реквизиты документа:

• полное название организации;
• наименование документа;
• регистрационный номер и дата его выдачи;
• место издания и составления протокола;
• подробное описание хода заседания;
• подпись каждого участника.

Если один из перечисленных пунктов отсутствует или не обозначен, тогда документ считается недействительным. В таком случае нужно вносить правки и проверять наличие всей информации.

Разновидности документации

Протоколы бывают двух видов — краткие и полные. Они имеют определённые отличия:

• в полном протоколе детально отображаются все выступления и вопросы, которые разбирались на конференции или собрании;
• в кратком указаны только Ф. И. О. людей, которые выступали на заседании (тема выступления описывается вкратце, без подробных пояснений).

Выбор формы протокола зависит от решения главного руководителя коллегиального органа или владельца компании. В верхней части указывают заголовок. В нем отображается полное наименование коллегиального органа или конференции. Он может выглядеть следующим образом: «Протокол совещания об утверждении новых инвесторов», «Протокол заседания комиссии, которая проводит аттестацию деятельности организации». Ниже под заголовком идёт текст. Он включает в себя вводную и основную часть. Сначала пишут информацию в краткой форме. Секретарь фиксирует данные председателя, количество участников, которые пришли на собрание. Если их много, то в документе делается отметка, после чего все приглашённые перечисляются на отдельном листе. В протоколе можно указать не более 15 фамилий. Их пишут в алфавитном порядке. Рядом с каждым человеком нужно указать его должность и место работы. Эти данные прописывают и в том случае, когда на встречу пришла большая группа людей. Если совещания проводятся на постоянной основе, и состав участников не изменяется, тогда должности присутствующих указывать не нужно. Перечисление оформляется по всей ширине строки с одним междустрочным интервалом. После вводной части пишут повестку дня.

Здесь нужно отобразить все технические и прочие вопросы, которые разделяют в зависимости от важности и сложности. Их, как правило, обсуждают в первую очередь на планёрке.

Описание разделов

Заголовок «Повестка дня» нужно написать посередине листа. От списка участников необходимо пропустить два интервала. Протоколировать вопросы и бланк переговоров нужно по следующей схеме:

• предложения слушали;
• во время заседания выступали следующие участники;
• постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Это общепринятая и утверждённая структура, которую нельзя нарушать.

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

1. Раздел «Слушали». Если протокол составляется по краткому содержанию, тогда здесь указывается только фамилия выступающего. В полном документе дополнительно обозначаются инициалы и подробное содержание доклада. Секретарь должен написать сообщение, всю информацию и отчёт. Когда докладчик представляет на всеобщее обозрение вопросы в письменном виде, тогда в поле темы выступления нужно сделать пометку, что текст прилагается. Вместе с протоколом подшивается копия с содержанием.
2. Раздел «Выступили». В кратком документе указываются только фамилии людей, которые предложили свои варианты решения спорных вопросов и конфликтов на предприятии. В полном протоколе отображают всю информацию, которая прозвучала на конференции. Это могут быть даже встречные вопросы, дискуссии и обсуждения.
3. Раздел «Постановили». Здесь фиксируют общее решение, которое было принято с помощью голосования. Его формулируют кратко, лаконично и без лишних подробностей. Важно детально отобразить информацию, чтобы она не имела другого толкования и была осмыслена правильно. В этом разделе указывают фамилии людей, которые принимали участие в голосовании, поддержали идею, выступили против или воздержались от дискуссии. Решение может содержать неограниченное количество пунктов. Они должны нумероваться и располагаться в порядке значимости.

Разделы должны писаться с каждой новой строки. Когда у одного из участников есть собственное мнение и видение ситуации, он может изложить свои мысли на отдельном листе и предъявить на рассмотрение участникам коллегиальных органов. Этот документ также подшивается. О выписке из протокола делают отметку и ссылаются на текст. Шаблона для такого мероприятия нет, поэтому его нельзя загрузить, посмотреть или скачать. Бланк нужно оформить в свободной форме.

В самой нижней части документа ставятся подписи председателя, должностного лица и секретаря. После основного текста делают отступ в три межстрочных интервала.

Для оформления используют общий бланк компании, предприятия или организации. Он может состоять из нескольких частей. В нём обязательно указывают, что это за документ. После заседания делаются копии, которые предоставляются должностным лицам, заинтересованным в его получении. Для этого на предприятии составляется указатель рассылки с перечнем людей, которым нужен документ. За этот процесс ответственность несёт главный исполнитель подразделения, который занимался подготовкой вопросов для рассмотрения на конференции. Каждая копия обязательно заверяется печатью. Многие компании нарушают общепринятое оформление и не придерживаются образца протокола общего собрания. Специально для них были составлены разные примеры с подробными подсказками.

Общепринятый образец

Заполнять бланк нужно с учётом того, какой тип заседания проводится. Есть оперативные планёрки или длительные конференции, которые длятся несколько дней. Существует стандартный образец, который поможет ознакомиться с подробностями, схемой и правилами составления документа. Благодаря ему многие компании перестали допускать нарушения и ошибки.

Общество с ограниченной ответственностью «Аллиум» Протокол № 124 общего собрания сотрудников г. Москва 20 января 2019 года Общее количество сотрудников, которые работают в организации, — 200 человек. На собрание пришло и приняло участие — 150 человек (основной список с фамилиями и должностями прилагается к протоколу). Предложили: председателем собрания назначить Кожевникова А. В, секретарём — Шумилову А. А. Постановили: председателем собрания сделать Кожевникова А. В, секретарём — Шумилову А. А. Голосовали: «за» — 120 человек, «против» — 20 человек, воздержались от голосования 10 человек. Принято: решение единогласное, проголосовало большинство людей. Председатель заседания (подпись). Секретарь (подпись). Это образец протокола заседания комиссии, который составлен без ошибок и соответствует действующему законодательству Российской Федерации. В нём должны обязательно подписываться уполномоченные сотрудники. В верхней части бланка протокола нужно указать дату организации и проведения совещания. Когда конференция переносится на несколько дней, заполнять дату её начала и окончания нужно через тире. Если в процессе заседания рассматривались разные вопросы, то для каждого из них составляется отдельный протокол. Бланкам присваивают порядковый номер. Благодаря образцу можно определить тип, важность и понятие протокола, а также узнать, чем он может отличаться от другой документации.