Устные коммуникации в процессе управления — официальные разговоры, дискуссии или неофициальные сети сплетен и слухи. Преимущества устной коммуникации — скорость и обратная связь. Главный недостаток проявляется в организациях или там, где сообщение должно пройти через большее количество сотрудников. Чем больше их, тем больше возможность искажения.
Коммуникационные сети в менеджменте — сообщения, письменные заметки, письма, электронная почта, факсы, информационные бюллетени, внутренние. Они являются материальными и легко проверяемыми. Сообщение может храниться в течение неограниченного времени. Отрицательными сторонами письменных сообщений является их длительность.
К невербальному общению относятся: движения тела, интонации или звучание слов, выражение лица и физическое расстояние между отправителем и получателем. Очень часто эти сообщения выражаются бессознательно, независимо от воли отправителя.
Препятствия эффективной коммуникации
Процесс коммуникации в системе управления встречает различные барьеры, ведущие к искажению содержания. Может произойти неправильный подбор материала, который должен быть связан с содержанием информации, а также возможностями передачи и получения обоими коммуникантами. От материала зависит скорость передачи информации, время, затрачиваемое на получение ответа, долговечность записи и т. д.
Следующим организационным вопросом являются ограничения восприятия получателя и возможности отправителя информации, помимо этого, здесь влияют психологические аспекты, такие как ограничения человеческого мозга (относительно скорости приёма и интерпретации информации, ограничения сбора информации в памяти и т. д. ), межличностные проблемы и т. д.
Виды помех
На управленческий процесс коммуникации оказывают влияние различные помехи в канале связи, они вызывают искажение закодированной на носителе информации и являются причиной неправильной передачи получателю. Причинами вертикального шума коммуникационных технологий могут быть физические характеристики канала связи, а также сам человек (краткое изложение, невнятное произношение, почерк, неправильная работа с определённой терминологией).
Частые препятствия:
Различия в восприятии. Наиболее распространённым источником препятствий являются различия в индивидуальном восприятии. Люди с разными знаниями и опытом часто смотрят на одно и то же явление с разных точек зрения.
Языковые различия. Слова означают разные вещи для разных людей. Три наиболее очевидные переменные, влияющие на язык, которым человек владеет: возраст, образование и культурная среда.
Шум. Это любой фактор, который мешает и вызывает путаницу в передаче сообщения. Люди учатся отбрасывать много ненужной информации, но иногда случайно отвергают важную.
Эмоции. Качество приёма внешней информации зависит в значительной степени оттого, что получатель чувствует в момент получения сообщения. Гнев, любовь, защитные рефлексы, ненависть, зависть, страх, смущение существенно влияют на понимание получателем чужих сообщений.
Фильтрация. Преднамеренное манипулирование информацией отправителем, чтобы представить адресата в лучшем свете.
Процесс кодирования и декодирования символов сообщений подразделения связывается с культурным происхождением конкретного человека и проходит по-разному у людей. Лица, происходящие из различных культур, по-разному видят, могут интерпретировать и оценивать отдельные работы, и, как следствие, неодинаково действуют.
Методы решения
Способы снижения ошибок в восприятии:
следует считать, что различия существуют с момента анализа появления сходства;
упор должен быть скорее на описание, чем на интерпретацию или оценку;
необходимо поставить себя в ситуации получателя, чтобы увидеть человека таким, какой он есть на самом деле.
Электронные средства
Термин электронная связь в настоящее время находится в общем использовании, однако до сих пор не был полностью определён контекст определения и предметный диапазон этого принципа пути.
Синтезируя исследования определения «электронного общения», можно выделить 3 основные группы:
интернет;
интранет;
электронная почта email.
Средства электронной коммуникации, как пишут в учебнике — это технические функции и решения, в том числе телеинформатические устройства и программные инструменты, которые позволяют индивидуально общаться на расстоянии, используя передачу данных между системами.
Маркетинговые задачи предприятия
Задачи коммуникации связаны не только с фазой входа на рынок, но также с долгосрочным присутствием на нём. Считается, что маркетинговые коммуникации являются одним из основных элементов, определяющих установление, а потом поддержание отношений компании с клиентами и другими субъектами рыночного окружения.
Общение может осуществляться, но не сводится к однонаправленному воздействию на субъектов окружающей среды рынка, важен и процесс их взаимоотношений. Предприятие, общаясь с субъектами рыночного окружения, ведёт с ними своеобразный диалог. При этом важно, чтобы все важные для компании сообщения составили синергетический поток, способствующий созданию положительного имиджа предприятия и его предложению на рынке.
Эффективность в менеджменте
Чтобы руководить другими, нужно продемонстрировать эффективные коммуникативные навыки. В противном случае менеджеру будет не хватать доверия для реализации целей своего работодателя и борьбы за сплочение рабочих команд. Менеджеры, которые хорошо общаются, также с большей вероятностью станут хорошими управленцами, могущими решать проблемы и оказывать помощь, что является важным навыком для хорошей работы.
Сотрудники, которые проявляют склонность к методам устного и письменного общения, также с большей вероятностью продвигаются по корпоративной лестнице. Эффективная коммуникация между менеджерами и сотрудниками необходима для хорошо функционирующего рабочего места.
Улучшение отношений с сотрудниками
Лучшие менеджеры понимают необходимость создания альянсов и коммуникации на всех уровнях организации. Эффективные коммуникативные навыки необходимы для преодоления барьеров, что способствует созданию атмосферы сотрудничества, необходимой для процветания организации. Вовлечённость и интерес типичного сотрудника к работе меняется изо дня в день. Проницательные менеджеры принимают эту особенность, схему, но могут адаптировать сущность и стиль общения, чтобы мотивировать сотрудника на достижение желаемого результата.
Прирост производительности
Менеджеры являются стержнем восходящих усилий по повышению производительности компании. Управленцы должны чётко сформулировать стратегии и планы, чтобы команда сотрудников знала, что делать. В то же время каждый член команды должен понимать свою роль и модель поведения, и почему его конкретная задача так важна. Если менеджер не может сделать деятельность правильной, сотрудники становятся самодовольными и менее заинтересованными в своей работе.
Руководители должны разработать эмфатические коммуникационные стратегии. Сотрудники также могут идентифицировать себя с несколькими различными группами, которые менеджеры должны учитывать при попытке сообщить цели и задачи компании.
Отношения и решение проблем
Конфликты могут быть, когда сотрудники разных поколений оказываются вместе. Хорошие коммуникативные навыки необходимы менеджерам, желающим добиться успеха и выделяться в этой среде. Сотрудники обращаются к менеджерам для решения своих проблем. Однако управленец, не обладающий достаточной осмотрительностью, вряд ли получит доверие, необходимое ему для решения конфликтов с коллегами. Неспособность определяться и урегулировать спор в прямой ситуации ставит под угрозу производительность и способность организации выполнять свою миссию.
