Бюджетирование является одной из важнейших концепций микроэкономики, которая использует бюджетную линию для определения компромиссов между двумя или более товарами. Другими словами, бюджет представляет собой организационную инструкцию к действиям, каждый из элементов которой имеет свою цену.

Цель и задачи бюджетирования

Общая цель бюджетирования – планировать различные этапы бизнес-процессов, координировать деятельность разных отделов фирмы и обеспечивать эффективный контроль над ней. Помимо этого, бюджет направлен на достижение следующих целей:
  1. Прогноз будущих продаж, себестоимости и других расходов фирмы необходимых для получения желаемого дохода, минимизация финансовых рисков.
  2. Определение будущего финансового состояния фирмы и ее потребности в средствах, которые будут использоваться для сохранения платежеспособности организации.
  3. Определить состав капитализации, чтобы обеспечить доступность средств по разумной цене.
  4. Координация усилий различных структур по достижению общих целей.
  5. Повышение эффективности работы различных отделов и подразделений компании.
  6. Определение специфических обязанностей и полномочий руководителей разных структур.
  7. Эффективный контроль над средствами, запасами и продажами фирмы.
  8. Обеспечение централизованного контроля над фирмой через бюджетную систему.
Рис. 1. Понятие бюджет и бюджетирование
Рис. 1. Понятие бюджет и бюджетирование

Функции бюджетирования

Бюджетирование может рассматриваться как оценка целей в денежном эквиваленте. Оно помогает принимать правильные финансовые решения. В организации бюджетирование выполняет следующие функции:
  • Материальная оценка планов;
  • Помощь в финансовом планировании;
  • Мониторинг и контроль дефицитных ресурсов с помощью показателей производительности.
При более детальном анализе бюджетирования можно выделить его дополнительные функции

Прогнозирование

Прогнозирование - это расчет будущих финансовых событий. Это сложный процесс, требующий анализа большого числа переменных (рейтинги конкурентов, обновления законодательства и указы правительства, экономические перспективы, взаимосвязь цены и спроса и т.д.).

Планирование

Планирование зависит от сделанного прогноза и учитывается в принятии решений о будущих финансовых шагах. Для составления планов используются оценочные данные, полученные в результате прогнозирования. Правительственные учреждения, например, органы здравоохранения, для планирования открытия новых медицинских учреждений, определения их вместительности и наличия медицинского оборудования используют прогноз предполагаемой численности населения. Электронная таблица – одна из самых популярных финансовых моделей для планирования и прогнозирования.

Коммуникация

Необходима для сбора информации и ее распространения. Для правильного сбора информации о предприятии необходимо проконсультироваться со всеми руководителями и другими должностными лицами. Налаженная коммуникация и система обратной связи обеспечивает правильное и своевременное распространение информации среди руководителей структур или отделов.

Мотивация

Движущая сила, которая заставляет людей достигать поставленных целей. Это относительный и субъективный термин. Здесь необходимо учитывать два фактора: как заставить людей придерживаться бюджета и как определить подходящий уровень сложности бюджетирования. Рис. 2. Цель бюджетирования
Рис. 2. Цель бюджетирования

Оценка

Оценка - это анализ финансовых операций по определенным параметрам. Бюджет представляет собой целевую производительность, которая затем будет сравниваться с фактической, и со временем приведет к принятию корректирующих мер. При этом оценка реального результата бюджетирования на практике не так проста. При неправильном анализе оценка может поощрять действия, которые в долгосрочной перспективе принесут убыток. Но есть и не поддающиеся количественной оценке аспекты бизнеса, которые трудно измерить. Например, обслуживание клиентов, моральный дух сотрудников, инновации, экологичность и т.д.

Контроль и координация

Имеют первостепенное значение для развития организации. Координация означает обеспечение соответствия различных частей бизнеса их конгруэнтности (открытости). Например, применять стратегию для реализации 2 000 000 единиц товара, когда компания имеет в наличии всего 1 200 000 единиц этого продукта, бесполезно.

Авторизация

Бюджетирование помогает свести к минимуму незаконное присвоение и растрату. Благодаря авторизации, управленцы становятся более ответственными за свои расходы. Руководитель, которому разрешено тратить 5000 ден.ед. на определенные нужды предприятия, не сможет превысить этот лимит даже на 1 ден.ед. Фактически, бюджетирование помогает предотвратить мошенничество.

Методика бюджетирования

Современные организации используют один из четырех типов бюджетов, определяющих метод бюджетирования:
  • Инкрементный
  • Activity-Based, или бюджетирование на основе видов деятельности
  • Ценовой
  • “С нуля”
Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Рис. 3. Структура бюджетирования
Рис. 3. Структура бюджетирования

Инкрементное бюджетирование

Приростное (инкрементное) бюджетирование учитывает фактические цифры за прошлый год и добавляет или вычитает процент для получения бюджета текущего года. Это - самый распространенный метод бюджетирования, потому что он прост и понятен. Его целесообразно использовать, если основные затраты из года в год не меняются. Однако метод имеет ряд недостатков:
  • Может быть неэффективен. Например, если руководитель знает, что можно увеличивать свой бюджет на 10% каждый год, он просто воспользуется этой лазейкой, не прилагая усилий для поиска путей сокращения издержек или экономии.
  • Может привести к бюджетному ослаблению. Например, руководитель может преувеличивать размер бюджета, который действительно нужен отделу. Поэтому создается ошибочное ощущение того, что подразделение всегда находится в рамках планируемого бюджета.
  • Игнорирует внешнюю активность и производительность. Например, очень высокая инфляция при определенных затратах на эксплуатацию. Поэтапное бюджетирование игнорирует любые внешние факторы и просто предполагает, что в этом году стоимость вырастет на 10%.

Activity-Based

Это - подход, который определяет объем ресурсов, необходимых для поддержки целевых показателей или результатов, установленных компанией. Например, компания устанавливает цель получить 100 миллионов долларов дохода. Сначала необходимо определить действия, необходимые для достижения цели продаж, а затем просчитать затраты на проведение этих мероприятий.

Бюджетирование на основе цены

Здесь рассматриваются следующие вопросы:
  • Почему эти расходы должны быть в бюджете?
  • Создает ли элемент ценность для клиентов, сотрудников или других заинтересованных сторон?
  • Увеличивается ли стоимость товара? Если нет, то стоит ли включать их в бюджет?
Важно! В этом случае все, что включено в бюджет, должно приносить бизнесу пользу. Подход направлен на избежание ненужных расходов.
Рис. 4. Бюджетный процесс
Рис. 4. Бюджетный процесс

Бюджетирование с нуля

Как один из наиболее используемых методов, бюджетирование с нуля начинается с предположения, что все бюджеты подразделений равны нулю и должны быть созданы с нуля. Бюджетирование с нуля очень жесткое, поэтому позволяет избежать любых расходов, которые не считаются абсолютно необходимыми для успешной (прибыльной) деятельности компании. Подход особенно полезен, когда существует острая необходимость в сокращении расходов, например, когда компания переживает финансовую реструктуризацию или серьезный экономический спад. Лучше всего подходит для решения дискреционных расходов, а не для основных эксплуатационных проблем. Бюджетирование с нуля – невероятно трудоемкий процесс, поэтому многие компании используют этот подход очень редко. Бюджетирование – это процесс, используемый компаниями для оценки и сортировки потенциальных расходов или крупных инвестиций. К большим расходам могут относиться покупка нового или восстановление существующего оборудования, приобретение транспортных средств, строительство пристроек к зданиям и т. д. Бюджетирование обычно включает в себя расчет будущей прибыли от каждого проекта по периодам, денежного потока за период, а также количества лет, которое требуется для возврата инвестиций. Это инструмент для максимизации будущей прибыли организации, поскольку большинство современных холдингов могут одновременно управлять только ограниченным количеством крупных проектов. В предложенном видео вы найдете развернутую лекцию по бюджетированию, которая поможет вам лучше понять тему и все принципы этого важного этапа планирования бизнес-деятельности.